Die Guthabenkarte für euer Vereinsfest

Nein. Nexa-Pay ist als technisches Kassen- und Abrechnungssystem konzipiert. Die Zahlungsabwicklung erfolgt ausschließlich durch euch als Veranstalter: Euer Kassenteam nimmt das Geld entgegen, Nexalogic IT Solutions gelangt zu keinem Zeitpunkt in den Besitz von Geldern eurer Gäste und leitet nichts weiter. Das Guthaben gilt nur an euren eigenen Ständen, wie früher Wertmarken. Ob und welche aufsichtsrechtlichen Ausnahmen im Einzelfall greifen, hängt von eurer konkreten Ausgestaltung ab; verbindlich beurteilt das ein Rechtsanwalt, nicht wir und nicht der Steuerberater.

Wertmarken müssen gedruckt, verkauft, an den Ständen gesammelt und am Ende gezählt werden, und übrige Marken sind für den Gast oft verloren. Mit der Guthabenkarte zahlt der Gast genau den Betrag, den er ausgibt, bekommt sein Restguthaben zurück, und die Abrechnung je Stand und Artikel steht sofort fest. Dafür braucht ihr Android-Handys an den Ständen und eine Internetverbindung; fällt sie aus, kassieren die Stände im Offline-Modus weiter.

Ihr als Veranstalter. Das auf der Karte ausgewiesene Guthaben ist keine Forderung gegen Nexalogic IT Solutions; Vertragspartner des Gastes für Guthaben, Waren und die Auszahlung des Restguthabens ist ausschließlich der Verein. Nexa-Pay bildet das Guthaben technisch ab und hält jede Bewegung im Journal fest. So steht es auch in den Bedingungen für eure Gäste, die ihr in der App als Aushang drucken könnt.

Nexa-Pay ist in der Pilotphase: Das System läuft produktiv bei ersten Vereinen, wir bauen es mit ihren Rückmeldungen laufend aus, und einzelne Abläufe können sich noch ändern. Deshalb begleiten wir jede Einführung persönlich, und die erste Veranstaltung ist eine kostenlose Testveranstaltung.

Ja, wenn ihr ein eigenes EC-Gerät habt, zum Beispiel von eurer Bank oder einem Anbieter wie SumUp. Der Gast zahlt dort, euer Kassenteam bucht die Aufladung in Nexa-Pay mit Zahlart „EC“, damit die Kassenabrechnung stimmt. Nexa-Pay selbst zieht kein Geld von Karten oder Konten ein.

Ja. Unter Artikel legt ihr Aktionen an: entweder „N zum Preis von M“, dann ist in jedem Paket das günstigste Stück frei, oder ein Festpreis je Paket, etwa 3 Bier für 10 €. Mehrere Artikel lassen sich mischen, zum Beispiel alle Longdrinks. Mit Uhrzeit von–bis wird daraus eine Happy Hour, die Kasse schaltet pünktlich um. Den Nachlass seht ihr in der Auswertung, auf dem Beleg steht er als eigene Zeile.

Ja, am Stand über den Knopf „Trinkgeld“: aufrunden auf den vollen Euro oder einen Betrag wählen. Das Trinkgeld wird mit dem Einkauf vom Guthaben abgebucht, nie vom Bonus, und ist eine Einnahme eures Vereins. Trinkgeld an den Verein selbst gehört zum Entgelt und ist umsatzsteuerpflichtig; den Steuersatz stellt ihr je Veranstaltung ein. Die Einordnung klärt ihr am besten mit eurem Steuerberater.

Die Karte wird an der Aufladekasse gesperrt. Ist ein Name hinterlegt oder kennt der Gast seine letzte Buchung, lässt sich das Guthaben auf eine neue Karte übertragen. Ohne Zuordnung bleibt die Karte gesperrt; das Guthaben bleibt im System nachvollziehbar, falls der Gast sich später meldet.

Nach der Veranstaltung seht ihr alle nicht zurückgegebenen Karten mit Restguthaben. Ihr könnt Restguthaben, Bonus und Kartenpfand mit einem Klick buchhalterisch ausbuchen, damit die Abrechnung geschlossen ist. Der Anspruch des Gastes auf sein Geld erlischt dadurch nicht: er verjährt zivilrechtlich erst nach drei Jahren, eine kurze Frist per Aushang ist dafür nicht ausreichend. Meldet sich jemand später mit Karte oder Beleg, zahlt ihr aus der Kasse nach; das System zeigt euch jederzeit, was auf der Karte war. Wenn ihr es einschaltet, holen Gäste ihr Restguthaben auch selbst online zurück: Sie tragen auf ihrer Guthaben-Seite ihre IBAN ein oder spenden den Rest, bestätigen per Mail an die Adresse, die sie bei der Ausgabe an der Kasse angegeben haben, und ihr überweist gesammelt mit einer SEPA-Datei aus eurem Online-Banking. Wer eine Karte früher einmal hatte, kommt so nicht an das Guthaben des nächsten Gastes. Eine passende Formulierung für eure Teilnahmebedingungen geben wir euch mit.

Das Kassieren am Stand läuft auf Android-Geräten, weil nur dort der Browser NFC direkt ansprechen kann. Gäste können den Guthaben-Link auf ihrer Karte aber auch mit dem iPhone öffnen. Für Stände mit iPhone ist ein Bluetooth-Leser in Planung.

Eine Buchung gilt erst, wenn der Server sie bestätigt hat. Bricht die Verbindung mitten in einer Buchung ab, erkennt der Server den Wiederholversuch an der Buchungsnummer und bucht nicht doppelt. Fällt das Netz aus, buchen die Verkaufsstände offline weiter: Karten, die das Gerät kennt, bis zu einem Offline-Limit je Karte (Standard 20 €) gegen das zuletzt bekannte Guthaben. Die Buchungen werden nachgesendet, sobald die Verbindung zurück ist. Unbekannte oder gesperrte Karten werden offline abgelehnt, und die Aufladekasse bucht offline nichts. Plant trotzdem eine zweite Verbindung ein (Handy-Hotspot mit anderem Netz) und legt eine Bargeld-Notkasse bereit; die Checkliste dafür geben wir euch bei der Einführung mit.

Für die Karte braucht es keine Namen der Gäste. Karten-Nummer und Buchungen können aber einer Person zugeordnet werden, etwa wenn ein Name hinterlegt ist; das behandeln wir entsprechend. Name, E-Mail-Belege und Handy-Nachrichten sind freiwillig und werden bei der Kartenrückgabe gelöscht; Handy-Nachrichten laufen verschlüsselt über den Push-Dienst des Browsers. Verantwortlich im Sinne der DSGVO ist euer Verein, Nexalogic verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter ausschließlich zum Betrieb des Systems; dafür schließen wir mit jedem Verein einen Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO). Die Daten liegen auf einem Server in Deutschland, jeder Verein sieht nur seine eigenen.

Nach Auffassung der Finanzverwaltung können auch Guthabenkarten-Systeme Kassenfunktion haben, selbst wenn im Gerät kein Bargeld liegt. Nexa-Pay behandelt Aufladekasse und Stände deshalb als elektronisches Aufzeichnungssystem und bringt die TSE mit: Jede Buchung wird von einer zertifizierten Cloud-TSE (fiskaly) signiert, die Signaturdaten stehen auf jedem Beleg und auf der Guthaben-Seite des Gastes, Ausfälle werden dokumentiert, und der DSFinV-K-Export liegt für eine Kassennachschau bereit. Die TSE schützt die Aufzeichnungen, sie ersetzt aber nicht eure ordnungsgemäße Kassenführung: Ihr meldet Kasse und TSE über ELSTER beim Finanzamt (die Seriennummer zeigt euch die App), bewahrt die Exporte auf und klärt die steuerliche Behandlung mit eurem Steuerberater. Die Entscheidung im Einzelfall trifft das Finanzamt.

Die Karte trägt nur eine Kennung und den Guthaben-Link, das Guthaben liegt auf dem Server. Wer eine fremde Karte in der Hand hat, kann damit bezahlen und ihr Guthaben sehen, genau wie bei Wertmarken oder Bargeld. Verlorene Karten sperrt die Aufladekasse sofort. Limits je Aufladung und Karte, das Live-Dashboard mit Alarm bei auffälligen Mustern und das lückenlose Journal begrenzen den Schaden. Für Feste dieser Größe ist das ein bewusster Kompromiss zwischen Sicherheit und Preis; für größere Vorhaben bieten wir Karten mit kryptografischer Prüfung an.

Dann gibt es die digitale Karte. Sind weniger als 10 % eurer Karten frei, fragt die Aufladekasse, ob ihr digitale Karten einschalten wollt. Der Gast nennt seine E-Mail-Adresse, bezahlt die Aufladung bar oder mit EC und bekommt einen QR-Code per Mail. Die Kasse zeigt den Code auch gleich zum Abfotografieren. Am Stand wird der Code mit der Handykamera gescannt, sonst läuft alles wie mit der Plastikkarte: bezahlen, aufladen, auszahlen, sperren. Kartenpfand fällt nicht an, Restguthaben holt der Gast an der Kasse oder online zurück. Wer ganz ohne Plastikkarten arbeiten will, schaltet die digitale Karte in den Einstellungen dauerhaft ein.

Fürs Vereinsheim gibt es Nexa-Heim auf derselben Plattform: Theke mit TSE, Deckel statt Strichliste, Mitgliedskarten mit Bonus und Bestand mit Leergut, mit eigenem Bereich und eigenen Benutzern. Mehr auf nexa-heim.de.

Eine Veranstaltung sind bis zu drei zusammenhängende Tage, zum Beispiel ein Turnierwochenende. Die Staffel richtet sich nach der Zahl der ausgegebenen Karten, die das System selbst zählt. Ihr bekommt nach der Veranstaltung eine Rechnung, keine Vorkasse. Die erste Testveranstaltung ist kostenlos.